Nossos alunos sempre nos perguntam nos cursos de Auditor Líder: Professor, posso gravar as entrevistas ou tirar fotos durante uma auditoria?
– A resposta é: Depende, e quase nunca! Depende de muitos fatores.
Inicialmente, nossa tendência é sempre dizer: Não grave a entrevista. Por quê? Simplesmente porque a pessoa, ao saber que o que ela fala está sendo gravado, começa a medir as palavras, sente-se inibida, então a comunicação torna-se artificial, o que não queremos em uma entrevista de auditoria.
O fluxo de informações fica prejudicado. Lembre-se de que em uma entrevista de auditoria queremos buscar o máximo de informações possível, e isto normalmente acontece com o auditado estando o mais à vontade possível.
Em segundo lugar, há que se considerar as questões jurídicas – sim, neste caso o auditor está eventualmente exposto a um processo judicial – gravar uma conversa, tirar uma foto, gravar um vídeo sem o consentimento por escrito da outra parte – ou – pior – sem que a outra parte o saiba – vai dar a você dores de cabeça jurídicas.
Pense bem… por que você acha que todos os locais que usam CFTVs – Circuitos Fechados de TV – colocam aqueles avisos ‘lugar-comum’ do tipo “sorria, você está sendo filmado” e “as imagens são confidenciais, protegidas nas formas da lei”? Fazem isso porque sabem que podem ser processadas se o filmarem sem avisar previamente.
Portanto, se você decidir utilizar gravadores ou tirar fotos durante a auditoria:
- Avalie os riscos (aqui seguindo as diretrizes da nova ISO 19011:2018), principalmente o risco que isto trará ao fluxo de troca de informações (inibir os entrevistados), o risco de causar um acidente (por exemplo, tirar fotos de um colaborador fazendo um trabalho em altura e o mesmo ficar nervoso e vir a se acidentar) e o risco de quebra de confidencialidade (como você protegerá estes arquivos produzidos posteriormente contra acesso indevido)?
- Inegociavelmente – obtenha autorização por escrito da empresa para utilizar o gravador ou para tirar as fotos e assine termo de confidencialidade, só utilizando o material produzido para os fins da auditoria.
- Deixe sempre claro que está gravando ou fotografando, a todo momento.
Por fim, cabe lembrar que não há resposta certa para todas as situações e que o bom senso deve ser utilizado sempre.
Artigo originalmente publicado no Linkedin por Marcello Couto: “Utilização de gravadores e fotos durante a auditoria“